Специфікація особи встановлює мінімальний набір здібностей, який повинен мати особа (новобранець), щоб її було призначено на посаду. Основне використання документа специфікації особи – це допомога у найнятті та виборі нового працівника.
Специфікація особи є письмовий опис ідеального кандидата на роль. У ньому мають бути визначені навички, знання, кваліфікація та досвід, які, на думку роботодавця, необхідні для того, щоб хтось міг виконувати цю роль відповідно до необхідних стандартів.
Що включати в специфікацію особи
- Досягнення – напр. кваліфікація, досвід, займані посади.
- М’які навички – напр. побудова стосунків, публічні виступи, тайм-менеджмент.
- Можливості, пов’язані з роботою – напр. використання різного програмного забезпечення чи програм, або управління командою.
Специфікація особи дає змогу організації визначити ідеальну людину для заміщення цієї посади і надає потенційним кандидатам інформацію про те, що їм потрібно буде продемонструвати, щоб продемонструвати свою здатність виконувати цю роль.
Специфікація роботи є документ, який визначає конкретні обов’язки та вимоги до певної роботи. Його можна використовувати, щоб допомогти визначити кандидатів, які добре підходять для роботи, і допомогти в процесі найму.
Посадова інструкція визначає загальну мету посади та основні завдання, які необхідно виконати. Специфікація відповідної особи детально описує навички та досвід, необхідні для ефективного виконання роботи.